Pourquoi les utilisateurs se plaignent autant des systèmes collaboratifs basés sur les fichiers.
Qu'ils soient munis ou non d'une surcouche permettant d’accéder aux fichiers via un navigateur web, voici la liste des difficultés liées à l'utilisation collaborative des fichiers, et comment kolivi apporte la solution.
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| Organisation du contenu évolutive | ✘ Arborescence de répertoires difficile à modifier. | ✔ Liens web entre les pages. Structure modifiable facilement sans perdre les liens vers les informations. |
| Navigation d'un contenu à un autre | ✘ Un fichier doit contenir toute l'information, car il ne permet pas de naviguer facilement vers un autre fichier. On se retrouve parfois avec de gros fichiers monolithiques. | ✔ Les liens entre les pages permettent de présenter un concept par page, et de proposer des liens vers d'autres pages. La consultation est plus facile.
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| Choix de la structure | ✘ L'arborescence doit être définie avant de déposer des fichiers. Il n'y a qu'une arborescence possible. Cette arborescence est souvent choisie pour appliquer des permissions d'accès.
| ✔ Il n'y a pas de structure "physique" entre les pages. Ce sont les liens entre les pages qui présentent une ou plusieurs structures de navigation. Les liens, et les pages de navigation, peuvent évoluer en fonction de l'organisation du contenu dans les pages. |
| Modification du contenu | ✘ La modification du contenu nécessite généralement de télécharger le fichier, le modifier avec un logiciel spécifique sur l'ordinateur puis le transférer. | ✔ Toutes les modifications se font dans le navigateur web. Le texte, les images, les schémas, etc. |
| Information de référence, unique. | ✘ Les fichiers sont souvent copiés, envoyés par email, déposés à divers endroits. Il n'est pas toujours facile de savoir quelle est la bonne version du fichier. Il faut parfois comparer et "consolider" plusieurs versions. | ✔ Avec kolivi, une seule référence, en ligne.
Toutes les contributions sont centralisées et consultables. |
| Suivi des modifications Valorisation des contributeurs | ✘ Difficile d'avoir l'historique des modifications dans un fichier, de savoir qui a écrit quoi. Encore plus difficile de savoir qui a fait quoi dans une arborescence de fichiers. | ✔ Kolivi est conçu pour historiser toutes les modifications, et pouvoir suivre "qui a fait quoi" sur l'ensemble de l'espace de partage. Kolivi met en avant les contributions et les contributeurs. |
| Ouvert par défaut | ✘ Comme on peut pas savoir qui a fait quoi, il faut verrouiller l'accès aux fichiers pour éviter des modifications ou suppressions non souhaitées. Les permissions des fichiers sont "fermées par défaut" et ouvertes au minimum de personnes. Cela cloisonne le fonctionnement transverse et les équipes. | ✔ Kolivi permet de suivre tout ce qui est fait, et donc de vérifier collectivement et/ou par le management que les modifications sont pertinentes (un peu comme sur Wikipedia). Cela permet d'être "ouvert par défaut" à la contribution. Le travail de gestion des permissions est minimal. Kolivi est sécurisé. Les espaces de partages sont restreints aux utilisateurs autorisés. |
| Recherche et consultation aisée | ✘ Il faut trouver le bon fichier, puis l'ouvrir soit en ligne, soit avec le logiciel adéquat. | ✔ Depuis l'accueil de l'espace kolivi, on peut chercher et naviguer entre les pages pour les consulter avec son navigateur, comme sur un site web. |
| Compétences pour ajouter du contenu | ✘ Pour chaque type de fichier, il faut apprendre à se servir du logiciel correspondant (installé ou en ligne). | ✔ Tout le contenu est modifiable facilement dans le navigateur web, avec une interface unique simple d'utilisation. |
