La connaissance

Posté le 23/11/2022 - lecture 10min

Table des matières

Plantons le décor : la connaissance dans votre organisation 

Vous êtes vous déjà posé la question de ce que pouvait représenter la connaissance dans votre entreprise ? 

Quels que soient votre entreprise ou votre marché, les personnes de votre organisation possèdent des connaissances précieuses qui méritent d'être partagées. Et cette affirmation se vérifie dans dans tous les services. Qu'il s'agisse de l'information, des services supports ou transverses comme les Ressources Humaines, le marketing, chacun dispose d'un vivier de connaissances qui sont constamment partagées. 

 

Comment identifier et rassembler ces connaissances ?

 

L'exercice n'est pas simple à priori, et pourtant ! Il suffit de se rapprocher des bonnes sources. Les connaissances utiles existent dans votre entreprise et peuvent se trouver dans :

  • l'expérience de vos employés,
  • les conceptions et processus en lien avec vos biens et vos services,
  • vos documents, fichiers, e-mails,
  • les plans concernant vos activités futures, telles que les idées de nouveaux produits ou services.

 

Le défi consiste à reconnaître et à exploiter ces connaissances de façon cohérente et rentable.

 

 

 

On distingue d'ailleurs trois types de connaissances sur lesquelles une entreprise peut capitaliser :

 

  • Les connaissances tacites (ou intangibles) :

Ce sont les connaissances propres à chacun, qui découlent d'expériences personnelles (enseignement, formation, habitudes, pratique...). Croyances culturelles, valeurs, attitudes et compétences innées ou acquises... Ce sont les connaissances les plus difficiles à partager. Puisque les connaissances tacites sont basées sur l'expérience, l'intuition et l'inconscient, elles sont difficiles à représenter. Ces connaissances représentent le capital intellectuel de l’entreprise.

Selon l’expert en apprentissage organisationnel Jerry L. Wellman, les connaissances tacites sont très précieuses et font la force des entreprises. Elles peuvent être à l'origine de progrès, de cohésion, de réussite... Mais restent complexes à quantifier, à organiser et à mettre en commun.

 

  • Les connaissances explicites (ou tangibles) :

Ce sont les connaissances qui répondent à des codes bien précis, documentées et accessibles. Elles peuvent être facilement identifiées, matérialisées sur papier (ou numériquement), et ne laissent aucune place à l'interprétation. Elles sont justement explicites afin de pouvoir être partagées. Les connaissances explicites peuvent alors prendre la forme de brevets, de procédures, de livres blancs, d’analyses, de plans, de synthèses, d'études de cas... Elles peuvent être mises à jour, stockées et communiquées. Elles rassemblent des renseignements factuels : données, guides pratiques ou notes de service. Tous les salariés de l'entreprise et potentiellement ses partenaires peuvent partager et acquérir des connaissances explicites.

 

  • Les connaissances implicites :

Ce sont les connaissances qui sont déjà intégrées aux processus, aux routines ou à la façon dont s'organise votre entreprise. Elles peuvent exister sous différentes formes : numériques, manuel, brochures, recommandations rédigées, e-mails, notes vocales, notes de réunion.... Ces connaissances ne sont pas elles-mêmes explicites et pourraient souvent donner lieu à plusieurs interprétations différentes. Elles dépendent du fonctionnement même de votre organisation, se basant sur le flux de travail et les activités des salariés de l'entreprise.

 

Connaître et comprendre la différence entre ces trois types de connaissances permet d'avoir une meilleure vision globale du potentiel de son entreprise. Une bonne gestion des connaissances peut vous permettre de :

créer de la valeur, de favoriser l'innovation, le partage et donc, d'atteindre plus efficacement vos objectif.

 

La compréhension et l'analyse de ces trois connaissances distinctes vous permettra de prendre les bonnes décisions pour votre société, son positionnement commercial, et donc son avenir.

Pour les organisations de toutes tailles, cela permet de mettre le contenu à disposition des personnes qui développent et fournissent vos produits et services. C'est un avantage, mais cela permet également de raccourcir les cycles de développement de nouvelles initiatives, d'accroître la connectivité entre le personnel interne et externe, de favoriser une gestion plus efficace des environnements business et de tirer parti du capital intellectuel de vos employés.

 

Élargir le partage des connaissances à l'ensemble de votre organisation est un incroyable levier. Proposer par exemple au collaborateur qui obtient toujours les meilleurs résultats de partager son expérience et ses modes de fonctionnement peut permettre aux autres salariés de prendre exemple sur lui. Le partage des connaissances est encore plus important dans les entreprises qui rassemblent une grande diversité sur le plan de la culture et des expériences. A l'inverse, si ces connaissances ne sont pas correctement partagées, elle peuvent devenir un frein à votre bon fonctionnement. 

 

⇒ Un système de gestion des connaissances efficace, c'est donc un système de gestion qui permet à chacun de disposer des bonnes informations pour effectuer son travail du mieux possible.

 

Le partage des connaissances au sein de votre entreprise

Vous l'aurez compris, le partage des connaissances est primordial, spécifiquement dans notre monde du travail qui est en perpétuel évolution. Alors que les services deviennent de plus en plus complexes et que les équipes doivent constamment s'adapter aux évolutions et contraintes de la société, la gestion des connaissances devient un enjeu capital. 

Un départ à la retraite, un congé prolongé, un arrêt maladie, une mutation, une démission, et c'est toute l'entreprise qui perd en information. Partager les connaissances de manière efficace et intelligente permet de conserver son expertise sur le long terme.

 

Exploitez enfin toutes vos connaissances !

On pourrait penser que se lancer dans un projet d'identification et de partage des connaissances est complexe et chronophage... Pourtant, des processus et outils existent pour accompagner les entreprises dans cette démarche de gestion des connaissances.

 

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances est un processus qui vise à créer, maintenir, partager, utiliser et gérer des connaissances au sein d'une organisation. Elle consiste à transformer les connaissances tacites en connaissances explicites par exemple, afin qu'elles puissent être plus facilement partagées.

 

Le référentiel ITIL est par exemple un outil innovant extraordinaire pour cela. C'est un ensemble de processus de meilleures pratiques pour la fourniture de services IT aux clients de votre organisation. Ce référentiel précise :

 

"La gestion des connaissances a pour but de s'assurer que les parties prenantes obtiennent les bonnes informations sous un format adapté, au niveau approprié et au moment opportun en fonction de leur niveau d'accès et d'autres politiques pertinentes. Cela nécessite la mise en place d'une procédure d'acquisition des connaissances qui consiste à développer, à saisir et à rassembler des connaissances non structurées, qu'elles soient formelles, documentées et établies ou informelles et tacites. »

 

Gestion des connaissances, quels avantages ?

 

Saviez vous que d'après l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, sans la trouver ? Du temps perdu, qui coûte beaucoup d'argent à l'entreprise elle-même.

 

Toujours selon L’AIM, en cas d'audit, une entreprise passera au moins un mois à retrouver l’ensemble des documents qui lui seront demandés. Une entreprise française possède pourtant en moyenne 60 % de fichiers numériques, sans parler des différents contenus que ses collaborateurs s'échangent quotidiennement et qui n'ont pas toujours de trace écrite officielle (connaissances implicites).

 

Le but de la gestion des connaissances est de mettre à profit ce capital immatériel et de ne pas en faire un frein à la performance des équipes.

 

Les organisations qui souhaitent mettre en place une bonne gestion des connaissances ont en effet besoin d'utiliser les savoirs comme des accélérateurs de performance, afin d’obtenir un avantage concurrentiel et devenir plus compétitives.

 

La gestion des connaissances leur permet alors de :

 

  • Gagner en productivité avec une réduction significative du temps de recherche des informations, plus d’autonomie et un accès à de nouveaux savoirs améliorant la qualité du travail,
  • Améliorer la prise de décision en capitalisant sur les enseignements passés,
  • Motiver ses salariés, dont les savoirs et l’expérience sont reconnus et valorisés, pouvant faire naître une motivation et un sentiment d’appartenance à l’organisation,
  • Sauvegarder les connaissances des personnes qui quittent l’entreprise et assurer un transfert correct de l’information,
  • Accélérer et optimiser l’apprentissage des nouveaux arrivants,
  • Conférer davantage d’autonomie aux collaborateurs qui profitent d'informations plus simplement accessibles,
  • Sauvegarder le capital intellectuel, afin d’assurer sa transmission en évitant sa disparition,
  • Favoriser l’innovation en rendant le travail collaboratif plus fluide et plus constructif et donc plus efficace.

 

Une mutation des modes de gestion et de partage des connaissances

La pandémie a accéléré les changements profond du monde du travail. En effet l'arrivée en force du télétravail a provoqué des changements comportementaux et organisationnels majeurs.

Les équipes ont dû apprendre à travailler autrement et à manipuler une panoplie d’outils digitaux souvent nouveaux pour elles. Dans ce cas précis, le télétravail ne pourrait-il pas être considéré comme un obstacle au partage d'informations et de savoirs ? 

 

Avant la COVID-19, les collaborateurs des entreprises partageaient les informations en direct, lors de réunions au bureau, ou bien de manière plus informelle à la machine à café.... Mais dans un contexte de travail hybride, les cartes sont redistribuées. Les salariés oscillent entre travail à distance, présentiel et mobilité. La séparation spatiale et temporelle limite alors véritablement la fréquence des échanges informels et spontanés.

 

La mise en place d'une stratégie de gestion des connaissances prend alors tout son sens. Elle permet de clarifier la façon dont l’information doit être partagée, et ainsi éviter que des silos d’informations se forment à distance.

Travailler en mode hybride implique donc de développer une forte culture de l'écrit afin, que les collaborateurs puissent accéder facilement à des documents et informations qui les concernent tous.

 

Pour cela, l’entreprise devra veiller à :

  • Créer des processus et rituels afin de préciser où, quand, comment les informations , contenu, doivent être créés et partagés,
  • Mettre en place des outils qui simplifient le partage d’information à distance et sa circulation.
  • Tout faire pour que chaque collaborateur ait accès aux connaissances dont il pourrait avoir besoin, ou peut facilement les demander en interne le cas échéant,
  • Identifier les personnes qui disposent de connaissances spécifiques et celles qui ont besoin de ces connaissances, afin de les mettre en relation,
  • Créer une culture du partage qui encourage la collaboration, l’entraide et le feedback.

 

Toutes les entreprises ont accès à un vivier immense de connaissances. La façon dont elles rassemblent, partagent et exploitent leurs connaissances est essentielle et lui permettent de se développer avec succès dans le futur et de prendre le virage du travail de demain. Et ceci ne s'applique pas uniquement aux énormes multinationales, c'est un fait pour toutes les entreprises composées de plusieurs collaborateurs.

 

La gestion des connaissances va-t-elle façonner le travail de demain ?

 

L'utilisation de la gestion des connaissance doit continuer à se démocratiser pour stimuler l'innovation et la collaboration. Les entreprises qui continueront à être compétitives et stimuleront l'engagement de leurs salariés seront peut être celles qui auront su miser sur un système de gestion des connaissances efficace pour assurer leur productivité et leur succès.

 

 

Et si on s'y mettait dès maintenant ? 

La gestion des connaissances by kolivi

Une fois votre stratégie de gestion des connaissances élaborée, il ne suffit pas de disposer d'une simple base d'informations. Il faut que ces données soient aisément accessibles et consultables, et surtout faciles à mettre à jour.

Selon la Technology Services Industry Association, grâce à une gestion efficace des connaissances, "plus de 70 % des entreprises estiment pouvoir augmenter leur productivité d’au moins 20 %".

 

Les entreprises doivent absolument mettre en place des processus pour collecter, organiser et partager les informations afin d’améliorer la base de connaissances de toute leur équipe. Plus elles s'y mettrons rapidement, moins elles auront de travail en retard a effectuer car nous l'avons vu précédemment, les entreprises amassent d'énormes quantités de données avec tous les outils désormais à notre disposition. 

 

La gestion des connaissances n'est pas un simple archivage des savoirs et des compétences. Cela va bien au delà ! Son objectif est de pouvoir utiliser toute l'information qui existe à propos des produits, des processus, des clients, des salariés ou des fournisseurs d'une entreprise, ou de son environnement entrepreneurial, à son profit (information qui est généralement non structurée et détenue uniquement par les travailleurs).

 

Pour y parvenir, une entreprise doit atteindre quatre objectifs :

 

      1. Capturer les connaissances,
      2. Optimiser l’accès aux connaissances,
      3. Améliorer l’environnement des connaissances,
      4. Gérer les connaissances comme une ressource.

 

Il est alors ensuite primordial de parvenir à transmettre l'information à toute l'entreprise, afin que les collaborateurs ne travaillent pas de manière isolée.  Il faut parvenir à garantir une culture qui favorise l’apprentissage collectif, et la collaboration entre tous ses membres. Il faut aussi réussir à se détourner de l’approche traditionnelle qui consiste à organiser les équipes en fonction de ses différents domaines fonctionnels, et plutôt pour une vision transversale, former des équipes multidisciplinaires, flexibles et hautement performantes.

 

Il faut aussi parvenir à :

 

  • Organiser les connaissances de manière logique afin qu’elles puissent être transformées en information réellement utile pouvant être utilisée pour le développement collectif des connaissances. 
  • Miser sur une culture du savoir qui mette en valeur le capital intellectuel propre. Cela est particulièrement pertinent dans notre marché globalisé, où les changements s'enchaînent à grande vitesse. Dans ce contexte, une entreprise qui sait organiser l’information disponible réussira à améliorer sa gestion stratégique et à augmenter sa compétitivité, en posant les fondations qui lui permettront d’atteindre l’Excellence Managériale
  • Entretenir le processus de documentation de la connaissance en continu avec des outils qui doivent aider à repérer les informations utiles, les hiérarchiser, les partager et les actualiser.
  • L’ensemble des savoirs est donc véhiculé par les acteurs de l’entreprise eux-mêmes : les salarié·e·s qui sont à la fois « consommateurs » et créateurs des savoirs internes. Chacun peut soutenir les sujets qui l’intéressent et, ainsi, avoir le choix : une forme de responsabilisation engageante.

 

Kolivi, des solutions pour libérer l'intelligence collective !

Notre outil kolivi flex permet à vos collaborateurs d'organiser, de créer et de partager et mettre à jour des informations dans un référentiel unique de contenus : une véritable libération de l'intelligence collective.

 

Bien souvent, les outils confinent chacun dans un rôle trop délimité. Des arborescences, des répertoires aux accès limités, une structure cloisonnée, compartimentée... Dans ces conditions, enrichir et maintenir l'information est une tâche rébarbative et ingrate. Les processus sont figés dans le paramétrage !

 

Ouvrez l'accès à la contribution et déclenchez une démarche participative !

 

Les collaborateurs donnent de l'ampleur à leur fonction dans un espace où tout devient facile, naturel et encouragé. On observe alors des contributions croisées, une dynamique interne qui intègre tous les acteurs concernés. Un décloisonnement des fonctions et des responsabilités. L'efficacité augmente tout comme la motivation des collaborateurs. On leur ouvre la contribution au delà de leur fonction. Ils sont reconnus dans leurs initiatives, se sentent valorisés et s'impliquent. Les forces du collectif se mettent en œuvre au service des objectifs de l'entreprise.

 

Paradoxalement, en laissant le champ d'action ouvert, le manager gagne en contrôle et en maîtrise. Avec la visibilité partagée, il incite et guide au lieu de diriger.*

 

Kolivi flex est un outil sécurisé, simple et intuitif. Seul prérequis ? Une volonté d'ouverture et d'incitation bienveillante de chacun à être acteur.

 

 

Kolivi, des solutions pour matérialiser l'information dans l'espace !

Grâce aux environnements 3D, nous pouvons aujourd'hui envisager et surtout présenter l'information différemment.  En effet, la matérialisation de l'information dans l'espace permet d'animer de façon innovante et créative l'information. Pas besoin de gros chantiers documentaire, il suffit d'agréger dans l'espace les connaissances. 

kolivi vous permet de rassembler vos différentes sources d'information dans votre environnement  : une bibliothèque, un entrepôt, un bureau, ou pourquoi pas une forêt de connaissances ! Attribuez des liens à des objets, ou des actions. Vos collaborateurs n'ont plus qu'à interagir avec ceux-ci pour devenir acteur de la gestion de la connaissance !

 

Kolivi, des solutions pour insuffler une culture dans votre organisation !

A distance, peu de conversations sont improvisées ou lancées spontanément. Cette hyper prévisibilité diminue les possibilités de sérendipité et de spontanéité. Plus de découverte inattendue aux détours d'une conversation, plus d'heureuse surprise ni de solution trouvée simplement en échangeant avec ses collègues.

Pour retrouver cette sérendipité, les organisations doivent encourager la curiosité des collaborateurs et les interactions spontanées. Cela permettra à tous de favoriser l’innovation, mais aussi de créer du lien. 

Kolivi agora favorise la rencontre autour des échanges de savoirs en entreprise. Les univers 3D permettent de faire se rencontrer les personnes et de simplifier la circulation des connaissances. Ils favorisent la dynamique d’échange nécessaire à la transmission de tous les savoirs : qu’il s’agisse de connaissances liées à la culture d’entreprise ou de l’innovation, aux compétences métiers, techniques ou transverses, aux échanges de pratique ou retours d’expérience. 

 

L'aspect communautaire est important dans la transmission de savoirs. Il faut en effet structurer des rituels autour des savoirs et des savoir-être. 

 

Dans les espaces 3D que nous créons, chaque élément poursuit un objectif précis. Ainsi, il vous sera proposé de créer un espace "détente" ou de discussion libre afin de recréer les "small talks", disparus depuis le télétravail ! Vos collaborateurs auront la possibilité de se retrouver dès qu'ils le souhaitent, sur cet espace virtuel commun, pour échanger de façon spontanée.

 

Kolivi, des solutions technologiques... Mais pas que !

kolivi vous propose différents outils au service de vos objectifs, mais pas seulement. Nous mettons à votre disposition toute notre expérience et notre savoir-faire via la personnalisation de nos outils. Afin que la technologie s'efface toujours plus au profit d'une nouvelle culture de la connaissance.

 

Créer dès à présent une stratégie de connaissances pour votre entreprise

Vous êtes convaincu que vous pouvez tirer un maximum d'avantages des connaissances de votre entreprise ? C'est le moment d'adopter une approche stratégique !

Pour cela, vous allez devoir mettre en place la découverte, le rassemblement et le partage des connaissances. Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur ce sujet et vous accompagner dans tous vos futurs projets.